Najem lokalu usługowego – na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy?

Umowa najmu lokalu użytkowego to dokument, który reguluje warunki wynajmu przestrzeni przeznaczonej do prowadzenia działalności gospodarczej. Aby zabezpieczyć swoje interesy, warto dokładnie określić w niej zasady dotyczące wysokości czynszu, czasu trwania umowy, obowiązków stron oraz warunków jej wypowiedzenia. Przedstawiamy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć nieporozumień oraz jakie elementy, takie jak klauzula waloryzacyjna czy protokół zdawczo-odbiorczy, powinny znaleźć się w umowie.

Czym jest lokal użytkowy?

Lokal użytkowy to przestrzeń, która została zaprojektowana i przeznaczona do prowadzenia działalności gospodarczej. Wynajem lokalu usługowego obejmuje lokale, które mogą służyć m.in. jako biura, sklepy, magazyny czy punkty usługowe. Lokale użytkowe różnią się od mieszkań, ponieważ nie są przeznaczone do celów mieszkalnych.

Rodzaje lokali użytkowych zależą od ich przeznaczenia. Możemy wyróżnić lokale biurowe, handlowe, magazynowe oraz gastronomiczne. Wybór odpowiedniego lokalu zależy od charakterystyki prowadzonej działalności oraz potrzeb przedsiębiorcy. Ważne jest, aby przy wynajmie zwrócić uwagę na odpowiednie warunki do prowadzenia działalności i dostosowanie lokalu do wymogów prawnych i technicznych.

Umowa najmu lokalu użytkowego – co powinna zawierać?

Umowa najmu lokalu usługowego powinna być dokładnie sprecyzowana, aby zabezpieczyć interesy obu stron.

Co powinno się w niej zawrzeć?

• Miejsce i data zawarcia umowy – określenie, gdzie i kiedy została podpisana.
• Dane stron umowy – imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy zamieszkania, numery dowodów osobistych, opcjonalnie numery PESEL oraz NIP, jeśli strony prowadzą działalność gospodarczą.
• Określenie przedmiotu najmu – dokładny opis lokalu, adres, powierzchnia użytkowa oraz stan prawny nieruchomości.
• Wysokość czynszu i dodatkowych opłat – kwoty oraz terminy płatności.
• Czas trwania umowy – okres, na który umowa jest zawierana.
• Warunki wypowiedzenia – zasady, na jakich umowa może zostać rozwiązana.
• Podpisy stron – potwierdzenie zgody obu stron na warunki umowy.

Dodatkowo umowa może zawierać informację o wysokości kaucji, zasadach korzystania z lokalu oraz ewentualnych zmianach w przestrzeni. Zgodnie z przepisami, wysokość kaucji nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu, obliczonego na podstawie stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Umowa najmu powinna również określać, kto ponosi odpowiedzialność za naprawy w lokalu, a także zawierać zapis dotyczący zgody wynajmującego na odstąpienie lokalu osobom trzecim przez najemcę.

Klauzula waloryzacyjna w umowie najmu – co warto wiedzieć?

Klauzula waloryzacyjna w umowie najmu to zapis, który umożliwia dostosowanie wysokości czynszu do zmian w gospodarce, takich jak inflacja. Polega na automatycznym podwyższaniu czynszu na podstawie wskaźnika inflacji lub innego, wcześniej ustalonego wskaźnika (np. średniego wynagrodzenia). Dzięki temu wynajmujący chroni się przed spadkiem wartości czynszu w czasie, a najemca ma jasność, w jaki sposób zmiany będą wprowadzane.

Zawarcie klauzuli waloryzacyjnej w umowie jest korzystne dla obu stron. Wynajmujący zyskuje pewność, że czynsz nie straci na wartości, a najemca ma przewidywalność kosztów, co pozwala lepiej planować budżet. Jest to także forma zabezpieczenia przed niekorzystnymi zmianami ekonomicznymi.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy lokalu użytkowego?

Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu użytkowego jest niezbędnym dokumentem, który chroni interesy zarówno wynajmującego, jak i najemcy.

Co powinien zawierać?

• Miejsce i data sporządzenia protokołu.
• Dane stron – imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy zamieszkania, numery dowodów osobistych, opcjonalnie numery PESEL oraz NIP, jeśli strony prowadzą działalność gospodarczą
• Dokładny adres nieruchomości.
• Spis wyposażenia lokalu – szczegółowy opis wyposażenia oraz jego stan (np. meble, sprzęt AGD, instalacje).
• Stan liczników – odczyt liczników (prąd, woda, gaz), stanowiący punkt odniesienia przy rozliczeniach.
• Kody dostępu – dostęp do alarmów, systemów zabezpieczeń, kart dostępu do budynku.
• Podpisy stron – potwierdzenie zgody obu stron na stan lokalu.

Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego zapobiega późniejszym nieporozumieniom i pozwala na precyzyjne rozliczenie stanu lokalu po zakończeniu umowy najmu.

Ubezpieczenie lokalu użytkowego – kiedy warto je wykupić?

Ubezpieczenie lokalu użytkowego nie jest obowiązkowe, jednak w pewnych sytuacjach może okazać się niezbędne. Jako właściciel lub najemca lokalu użytkowego, nie masz ustawowego obowiązku posiadania polisy ubezpieczeniowej, z wyjątkiem jednego przypadku. Jeśli lokal został zakupiony na kredyt, bank najczęściej wymaga wykupienia ubezpieczenia jako warunku udzielenia pożyczki.

Chociaż najemcy rzadko ubezpieczają wynajmowane lokale, w niektórych przypadkach właściciele nieruchomości wymagają, aby najemca zawarł polisę ubezpieczeniową z opcją odpowiedzialności cywilnej (OC). Celem takiej polisy jest ochrona właściciela przed ewentualnymi szkodami wyrządzonymi przez najemcę w trakcie trwania najmu.

W praktyce najczęściej spotyka się sytuację, w której właściciel odpowiada za ubezpieczenie samego budynku, a najemca wykupuje ochronę mienia. Istnieje jednak również możliwość, by obie strony ubezpieczyły lokal osobno, dostosowując zakres ochrony do swoich potrzeb.

Obowiązki wynajmującego lokal użytkowy – co warto wiedzieć?

Obowiązki wynajmującego lokal użytkowy obejmują szereg działań, które zapewniają najemcy odpowiednie warunki do prowadzenia działalności. Przede wszystkim wynajmujący musi dostarczyć lokal w stanie przydatnym do umówionego celu, zapewniając jego zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami technicznymi. W przypadku usterek, wynajmujący odpowiada za ich naprawę, zwłaszcza gdy dotyczą one konstrukcji budynku, instalacji lub innych elementów wspólnych.

Wynajmujący powinien także zapewnić najemcy dostęp do lokalu oraz umożliwić korzystanie z mediów (prąd, woda, gaz) zgodnie z warunkami umowy. Dodatkowo, jeśli lokal znajduje się w budynku, wynajmujący odpowiada za utrzymanie porządku w częściach wspólnych oraz zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa. Ważnym obowiązkiem jest również informowanie najemcy o wszelkich zmianach mogących wpłynąć na użytkowanie lokalu.

Obowiązki najemcy lokalu użytkowego – na co warto zwrócić uwagę?

Przede wszystkim najemca ma obowiązek użytkowania lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem i warunkami określonymi w umowie. Powinien dbać o stan techniczny pomieszczeń, wykonując bieżące drobne naprawy i konserwacje. Wszelkie większe usterki, które nie wynikają z normalnego użytkowania, powinny być niezwłocznie zgłoszone wynajmującemu.

Najemca zobowiązany jest do terminowego regulowania czynszu oraz innych opłat związanych z użytkowaniem lokalu, takich jak media. Ponadto jeśli umowa tego wymaga, najemca powinien wykupić odpowiednie ubezpieczenie mienia lub OC, chroniące właściciela przed szkodami. Ważnym obowiązkiem jest także przestrzeganie przepisów prawa dotyczących działalności gospodarczej oraz dbanie o porządek w wynajmowanej przestrzeni.

Najem prywatny lokalu użytkowego – obowiązki podatkowe, które warto znać

Najem prywatny lokalu użytkowego wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi, które zmieniły się od 2023 roku. W tym przypadku opodatkowanie odbywa się na zasadzie ryczałtu, a obowiązujące stawki to:

• 8,5% – dla przychodów do 100.000 zł,
• 12,5% – dla przychodów przekraczających 100.000 zł.

Ryczałt jest prostą formą opodatkowania, gdzie podatek płaci się od przychodu, bez odliczania kosztów uzyskania przychodu.

Poza podatkiem dochodowym, najemca lokalu użytkowego musi także pamiętać o obowiązku zapłaty VAT-u. W przypadku wynajmu lokali usługowych VAT jest należny zarówno przy najmie prywatnym, jak i najmie wykonywanym w ramach działalności gospodarczej.

W związku z powyższym, obowiązek zapłaty VAT dotyczy wszystkich osób osiągających dochody z najmu lokalu użytkowego. Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, zwolnieni z tego podatku są ci, których roczna sprzedaż opodatkowana nie przekroczyła 200.000 zł. Kwota ta dotyczy przychodu netto, bez uwzględniania podatku. Oznacza to, że jeśli przychód z najmu nie przekroczy tej kwoty, wynajmujący nie musi płacić VAT.

Standardowa stawka VAT za najem lokali użytkowych wynosi 23%. Usługi te nie podlegają zwolnieniu z VAT, w przeciwieństwie do wynajmu nieruchomości mieszkalnych, które są zwolnione z tego podatku. Warto zwrócić na to uwagę, ponieważ najem lokali użytkowych zawsze wiąże się z obowiązkiem płacenia VAT-u.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego na czas nieokreślony – jakie zasady obowiązują?

Umowa najmu lokalu użytkowego powinna zawierać okres wypowiedzenia. Jednak jeśli w umowie nie ustalono szczególnych warunków wypowiedzenia, to okres ten jest uzależniony od częstotliwości płacenia czynszu:

• 1 miesiąc – jeżeli czynsz płacony jest miesięcznie,
• 3 miesiące – jeśli czynsz płacony jest w odstępach dłuższych niż 1 miesiąc,
• 3 dni – w przypadku, gdy czynsz płacony jest w odstępach krótszych niż 1 miesiąc.

Zasady te wynikają z przepisów ustawy i mają na celu zapewnienie obu stronom odpowiedniego czasu na przygotowanie się do zakończenia umowy.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego na czas określony – kiedy jest możliwe?

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego na czas określony może nastąpić bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeśli najemca spóźnia się z opłatą czynszu za dwa pełne okresy. Zgodnie z art. 672 Kodeksu cywilnego, wynajmujący ma prawo rozwiązać umowę w takiej sytuacji. Podobnie, jeśli najemca wykorzystuje lokal niezgodnie z umową lub zaniedbuje obowiązki, wynajmujący po pisemnym upomnieniu może wezwać go do naprawy sytuacji. Jeśli najemca nie dostosuje się do wezwania w ciągu miesiąca, wynajmujący ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego przez najemcę – kiedy jest możliwe?

Najemca ma prawo wypowiedzieć umowę najmu lokalu użytkowego bez zachowania okresu wypowiedzenia w kilku przypadkach. Może to zrobić, jeśli:

• lokal w chwili przekazania miał wady uniemożliwiające jego użytkowanie zgodnie z umową,
• wady, które powstały w trakcie najmu, nie zostały usunięte przez wynajmującego mimo wezwania,
• wady są nieusuwalne,
• wady lokalu zagrażają zdrowiu najemcy lub jego pracowników.

W takich sytuacjach najemca ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy bez konieczności zachowania standardowych terminów wypowiedzenia.

Umowa najmu biura – zaufaj ekspertom

Jeśli interesuje Cię wynajem lokalu usługowego, nasza agencja nieruchomości premium w Warszawie jest do Twojej dyspozycji. Oferujemy kompleksową pomoc prawną i kredytową, aby proces najmu lub zakupu nieruchomości przebiegł bezproblemowo. Specjalizujemy się w sprzedaży i wynajmie luksusowych mieszkań, domów oraz apartamentów w stolicy i okolicznych miejscowościach. Jeśli szukasz prestiżowego lokum, nasza oferta jest dla Ciebie. Zachęcamy do kontaktu – pomożemy znaleźć idealną nieruchomość dopasowaną do Twoich potrzeb.

Małycha Agency – Podpisujemy się pod tym, co robimy

Z pasji do nieruchomości i doświadczenia w finansach oferujemy pełne wsparcie: od wyboru wymarzonego domu, przez zakup nieruchomości inwestycyjnych i organizację finansowania, po zarządzanie wynajmem. Dostarczamy analizy, doradzamy i dbamy o każdy szczegół, by Twoje cele na rynku nieruchomości stały się rzeczywistością.

Twoje potrzeby. Nasza misja. Rezultaty, które wyprzedzają oczekiwania.